Die GEFMA 929 „KI im Immobilien- und Facility Management“ beschreibt verschiedene Anwendungsszenarien und Handlungsempfehlungen für den Einsatz künstlicher Intelligenz im Facility Management. Dazu gehören unter anderem Prozessverbesserung, Assistenzsysteme, Dokumentenverarbeitung, Mustererkennung, Prognosen und – bei geeigneter Datenbasis und fachlicher Validierung – Ansätze für Predictive Maintenance.

Damit daraus ein praktischer Nutzen entsteht, müssen Daten strukturiert, zugänglich, aktuell und fachlich eingeordnet sein. Eine KI kann keine verlässlichen Ergebnisse liefern, wenn Räume, Anlagen, Tätigkeiten oder Zuständigkeiten unvollständig, veraltet oder widersprüchlich gepflegt sind.

KI im Infrastrukturmanagement beginnt deshalb nicht mit einem Chatbot. Sie beginnt mit einer geeigneten Datenbasis, klar definierten Anwendungsfällen, passenden Berechtigungen und einer Regelung dafür, wie Ergebnisse geprüft, dokumentiert und verwendet werden.

1. Dokumente automatisiert analysieren und qualifizieren

Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Serviceberichte und Rechnungen enthalten häufig Informationen, die anschließend manuell erfasst und zugeordnet werden müssen. KI kann dabei unterstützen, Inhalte zu erkennen, relevante Daten zu extrahieren und Dokumente passenden Anlagen, Tätigkeiten oder Aufträgen zuzuordnen. Eindeutige Fälle können automatisiert verarbeitet oder zur Übernahme vorbereitet werden; unklare Fälle werden zur manuellen Prüfung gekennzeichnet.

2. Muster erkennen – Fehleranalyse und Investitionsplanung

KI kann unstrukturierte Tätigkeitstexte, Fehlerbeschreibungen und Servicedokumente inhaltlich auswerten und darin mögliche Muster sichtbar machen. Tritt an einem bestimmten Gerätetyp wiederholt ein ähnliches Fehlerbild auf? Gibt es Hinweise auf Bedien- oder Schulungsbedarf? KI liefert dabei Hinweise und Entscheidungsvorlagen – die Bewertung der Ursache und die Festlegung von Maßnahmen bleiben bei den zuständigen Fachpersonen.

3. Informationen schneller auffinden und verknüpfen

Eine KI-gestützte Such- und Assistenzfunktion kann den Zugang zu freigegebenen waveware®-Daten vereinfachen. Statt sich durch mehrere Masken und Auswertungen zu arbeiten, könnten berechtigte Anwender Fragen in natürlicher Sprache stellen – beispielsweise zu offenen Aufgaben, dokumentierten Prüfungen, Anlagen oder wiederkehrenden Störungen.

ventys hat einen KI-gestützten Anwendungsfall für die Dokumentenqualifizierung im Medizintechnikbereich umgesetzt. Serviceberichte und Rechnungen werden automatisiert analysiert. Relevante Informationen können extrahiert und zur Zuordnung zu einem Gerät oder Auftrag in waveware® vorbereitet werden. Die Zuordnung wird durch eine verantwortliche Person geprüft und bestätigt, bevor die Informationen übernommen werden.

Dadurch lassen sich wiederkehrende Schritte der Dokumentenprüfung und Zuordnung reduzieren oder vorbereiten. Unklare oder nicht eindeutig zuordenbare Fälle werden zur manuellen Prüfung gekennzeichnet.

Hinweis Medizintechnik: Die KI unterstützt in diesem Szenario die Dokumentenverarbeitung und Informationsaufbereitung. Sie ersetzt weder die vorgeschriebene Instandhaltung noch die fachkundige Bewertung, sicherheitsrelevante Prüfung oder Freigabe eines Medizinprodukts. Entscheidungen über die weitere Verwendung, Wartung, Reparatur oder Außerbetriebnahme eines Medizinprodukts bleiben bei den hierfür verantwortlichen und qualifizierten Personen.

Gerade im Klinik- und Infrastrukturmanagement müssen Nachvollziehbarkeit, Datenschutz, Informationssicherheit, Berechtigungen und fachliche Kontrolle berücksichtigt werden. KI sollte deshalb Informationen strukturieren, Such- und Prüfprozesse unterstützen sowie fachliche Bewertungen vorbereiten. Entscheidungen mit Sicherheits-, Instandhaltungs- oder Compliance-Relevanz müssen weiterhin durch verantwortliche und entsprechend qualifizierte Personen geprüft und getroffen werden.

Bei der Verarbeitung von Wartungs-, Service- und Rechnungsdokumenten müssen Datenschutz und Informationssicherheit von Anfang an berücksichtigt werden. Zu einem verantwortungsvollen KI-Einsatz gehören unter anderem Datenminimierung, ein klares Rollen- und Berechtigungskonzept sowie eine nachvollziehbare Protokollierung relevanter Verarbeitungsschritte.

Sie möchten prüfen, welcher KI-Anwendungsfall in Ihrem Infrastrukturmanagement sinnvoll starten kann? Wir betrachten gemeinsam Ihren Prozess, die vorhandene Datenbasis und die erforderlichen Kontrollschritte – und zeigen, wo ein klar abgegrenzter Einstieg in waveware® sinnvoll sein kann.

Quellenhinweis: GEFMA 929 „KI im Immobilien- und Facility Management“, aktuelle Ausgabe.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung, Datenschutzberatung oder Medizinprodukteberatung dar. KI-generierte oder KI-unterstützte Ergebnisse müssen vor einer sicherheits-, compliance- oder instandhaltungsrelevanten Verwendung durch verantwortliche und qualifizierte Fachpersonen geprüft werden.